Raportowanie w call center jak system call center odgrywa ogromną rolę w zarządzaniu. Zapewnia informacje o pracy Twojego zespołu, umożliwia szybkie reagowanie na zmiany i monitorowanie jakości obsługi klientów. Jednak tradycyjne raporty call center mogą mieć swoje wady. Przyjrzyjmy się, jak automatyczne raporty w Oki-Toki mogą ułatwić ten proces.
Kompleksowość i nadmierność raportów.
Standardowe raporty, przedstawione w formie tabel i wykresów, często okazują się trudne do zrozumienia. Ich analiza wymaga czasu i wiedzy w dziedzinie specyfiki procesu. Może to prowadzić do nieporozumień i zbędnego skomplikowania.
Wyobraź sobie tabelaryczny raport z wieloma kolumnami i wierszami, pełnym cyfr i liter. Zrozumienie co się dzieje, może być trudne, zwłaszcza dla nowych członków zespołu.
Rozwiązanie: Automatyczne raporty w Oki-Toki prezentują informacje w zrozumiałym języku. Nie będziesz już więcej zagubiony w cyfrach i kolumnach. Zamiast tego, otrzymasz jasny i klarowny raport o aktualnej sytuacji.
Niemożność łączenia danych z różnych źródeł.
Kolejnym problemem system raportowania w centrach obsługi telefonicznej jest brak możliwości połączenia danych z różnych części Twojego systemu. Na przykład, informacje o sprzedaży, obciążeniu operatorów i komunikacjach mogą znajdować się w różnych miejscach. Wymaga to ręcznego pobierania i sumowania danych, co często prowadzi do błędów.
Na przykład, chcesz zobaczyć, jak ilość połączeń wpływa na wydajność operatorów. W tym celu musisz najpierw pobrać dane o połączeniach, następnie dane o pracy operatorów, a na końcu porównać je w Excelu. Jest to czasochłonne i może prowadzić do błędów przy zestawieniu.
Rozwiązanie: Raporty Oki-Toki, które automatycznie łączą dane – oprogramowanie do automatycznego generowania raportów. Superwizor nie będzie musiał tracić czasu na ręczne scalanie raportów. Wszystkie potrzebne informacje są dostępne w jednym miejscu.
Trudności w dostarczaniu informacji klientom.
Często zdarza się, że klienci wymagają regularnych raporty dotyczące obsługi klienta Twojego call center. Oki – Toki oferuje automatyczne wysyłanie raportów e-mailem, co upraszcza interakcję z klientami.
Na przykład, klient projektu chce otrzymywać codzienne raporty o liczbie obsłużonych połączeń. Robisz to ręcznie każdego dnia, wysyłając raporty e-mailem. Jest to czasochłonne i może sprawiać trudności, jeśli zapomnisz wysłać raport.
Rozwiązanie: Automatyczne raporty dla centrów obsługi telefonicznej w Oki-Toki pozwalają ustawić regularne wysyłanie raportów do klienta pocztą elektroniczną. Wybierasz częstotliwość i format raportów, a system wykonuje całą pracę za Ciebie. Zapomnienie o wysłaniu raportu już nie będzie straszne.
Funkcjonalność raportów w Oki-Toki
Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo funkcjonalności automatyzacja raportów w call center i ich konkretnym zaletom na przykładach.
Prezentowanie informacji w zrozumiałym języku
Jedną z kluczowych cech automatycznych raportów w Oki-Toki jest ich zdolność do prezentowania informacji w zrozumiałym języku. Zapomnij o skomplikowanych tabelach i wykresach, które mogą prowadzić do nieporozumień. Zamiast tego, automatyczne raporty zapewniają Ci jasną i klarowną analizę aktualnej sytuacji w projekcie.
Przykład: Wyobraź sobie, że otrzymujesz automatyczny raport o pracy Twojej drużyny operatorów. Zamiast masy cyfr i statystyk, raport dostarcza Ci następujący prosty i zrozumiały teks: “Obsłużyli XXX połączeń, co jest o 20% więcej niż w poprzednim okresie. Zestawienia najlepszych i najgorszych operatorów według różnych wskaźników.”
Wybór potrzebnych sekcji i KPI
Inną ważną możliwością automatycznych raportów jest ich konfigurowalność. Możesz wybierać potrzebne sekcje raportu i kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) zgodnie z Twoimi potrzebami.
Przykład: Chcesz monitorować wydajność swojego call center. Musisz uwzględnić w raporcie następujące sekcje: “Praca dialera”, “Informacje o połączeniach przychodzących i wychodzących”, “Statystyki BPM”, “Międzynarodowe wskaźniki”, “Normy KPI”.
Regularne wysyłanie na pocztę
Kolejną zaletą raportów od Oki-Toki jest możliwość ustawienia wysyłki raportów na Twoją pocztę. Wybierasz częstotliwość wysyłki – co godzinę, dzień, tydzień, czy miesiąc – i raporty będą dostarczane do Ciebie automatycznie.
Przykład: Chcesz otrzymywać codzienne raporty o liczbie połączeń, które wpłynęły do Twojego sklepu internetowego. Ustawiasz automatyczny raport do codziennej wysyłki. Teraz masz bieżące informacje każdego dnia bez potrzeby codziennego zapytania.
Analiza dynamiki zmian kluczowych wskaźników
Dzięki raportom łatwiej analizować dynamikę zmian ważnych wskaźników call center. Możesz śledzić, które KPI rosną, a które wymagają uwagi i ulepszeń.
Przykład: Ustawiłeś raport miesięczny o wydajności swojego zespołu. Porównując dane za ostatni kwartał, zauważyłeś, że czas oczekiwania klientów zwiększył się w ostatnim miesiącu. Oznacza to, że możliwe jest, że pojawiło się więcej klientów i Twojej firmie brakuje operatorów, więc można podjąć środki w celu poprawy tego wskaźnika.
Tworzenie własnych raportów
I ostatnie, ale nie mniej ważne, przewaga – możliwość tworzenia własnych raportów, zbierając tylko te informacje, które są dla Ciebie naprawdę potrzebne. W Oki-Toki można dostosować raporty tak, aby odpowiadały Twoim konkretnym celom i zadaniom.
Przykład: Potrzebujesz stworzyć specjalny raport dla swojego dyrektora generalnego, który będzie wyświetlać tylko kluczowe wskaźniki finansowe. Wybierasz potrzebne sekcje: “Dane o działalności kolejek”, “Międzynarodowe wskaźniki”, “Koszty w Oki – Toki”, “Użycie API” i “KPI” i tworzysz indywidualny raport, który pomoże Twojemu kierownictwu podejmować decyzje na podstawie otrzymanych danych.
Zalety automatycznych raportów od Oki-Toki
Automatyczne raporty w Oki-Toki jak narzędzia analityczne dla centrów obsługi telefonicznej, które pomoże nie tylko zbierać informacje, ale także przekształcać je w zwięzłe i pouczające raporty. Jest to wygodne, ponieważ informacje stają się zrozumiałe i przydatne.
Ważne jest, aby podkreślić, że automatyczne raporty w Oki-Toki dają Ci możliwość wyboru, które dane są ważne i jakie raporty są potrzebne dla Twojego projektu. Jest to jak dostosowanie narzędzia do własnych potrzeb.
Automatyczne raporty pomogą Ci zarządzać call center. Umożliwią uzyskanie informacji w zrozumiałym języku, łączenie danych z różnych źródeł, automatyzację wysyłania raportów i analizę dynamiki zmian kluczowych wskaźników.
Korzystaj z automatycznych raportów od Oki-Toki – nie tylko ułatwią Twoją pracę, ale także staną się niezawodnym pomocnikiem w Twoich projektach.
Zalety: obszerna funkcjonalność, ogromna ilość raportów. Firma jest gotowa do rozwoju nowych produktów w celu poprawy jakości pracy. Integracja danych statystycznych, raportów dyscyplinarnych i raportów.
Łatwa platforma dla firmy z dużą ilością klientów. Przypisanie osobistego menedżera do klienta, co jest szczególnie ważne na początkowych etapach korzystania z programu. Pełna automatyzacja rozmów, rejestracja i archiwizacja wszystkich rozmów telefonicznych. Integracja API. Przy tym koszty tych usług na rynku są niskie.
Wady: brak kilku widgetów przy przejściu na nowe miejsce operacyjne, choć można to traktować jako przewagę, ponieważ nie rozprasza uwagi operatora podczas rozmowy telefonicznej
Iulia Raiscaia
Pracujemy z Oki już ponad 5 lata. Doskonały serwis do realizacji projektów i to za bardzo dobrą cenę. Jeśli masz ludzi – płacisz, jeśli nie masz ludzi nie płacisz. Zrealizowaliśmy już wiele projektów na platformie Oki. Bardzo wygodne widgety do śledzenia wskaźników i elastyczne ustawienia. Jeśli chcesz szybko uruchomić projekt, który będzie działał stabilnie, to zdecydowanie polecam Oki. Nie mieliśmy sytuacji przez 5 lata, że Oki nie działało dłużej niż 4-5 minut, a to zdarza się bardzo rzadko.
Bogdan Koszewoj
Pracujemy z Oki od 2018 roku, znaleźliśmy ich, gdy otwieraliśmy sklep internetowy. Serwis jest bardzo elastyczny. Na początku mieliśmy tylko kilku operatorów, więc kupiliśmy tylko 2 stanowiska operatorów. Teraz mamy więcej operatorów – oczywiście wydajemy więcej, ale nie ma żadnych „nadmiarowych” ani narzuconych płatności. Jeśli masz 10 operatorów, płacisz tylko za 10 stanowisk operatorów. Jeśli na przykład nie potrzebujesz robota głosowego, nie płacisz za niego, jeśli jest potrzebny – dołączasz. Ale menadżer osobisty jest dostępny tylko na etapie podłączenia i okresu próbnego. Ogólnie jesteśmy zadowoleni.
Miłość
W pracy systemu są plusy i minusy. Mimo to ogólne wrażenie jest pozytywne. Zalety to intuicyjny interfejs i praca z przeglądarki, możliwości dialera. Bardzo dobrze zorganizowany jest IVR. Tworzenie powitań głosowych czy scenariuszy jest naprawdę fajne. Wśród minusów: surowy interfejs stanowiska operatora, jest jeszcze kilka niedoróbek. Trochę denerwuje, że wiele powiązanych funkcji znajduje się w różnych sekcjach. Dobrze byłoby dodać więcej hintów. Ogólnie rzecz biorąc, jestem bardziej zadowolony z pracy niż niezadowolony”.
Gość